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アイゼンハワーマトリクスから学ぶ効果的な時間とタスクの管理方法

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こんにちは、たつのです。

アイゼンハワーマトリクスってなに?活用するといいことあるの?

アイゼンハワーマトリクスとは重要度と緊急度に基づいてタスクを振り分け、優先順位づけをするタスクのマネジメント方法です。

この方法を使うと、本当に優先順位の高いタスクからとりかかることができるので、時間も節約できるという優れた手法です。

本記事からわかること

  • あなたの仕事・将来の目標やミッション・ビジョンに直結する重要なタスクに時間を使う
  • 特に「重要かつ緊急ではない」第2領域に時間を割り当てる
  • 緊急の有無にかかわらず、重要ではないタスクの時間を削減する

この記事を読むと、仕事だけでなくプライベートにも役立つ効果的なタイムマネジメント方法を学ぶことができます。

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アイゼンハワーマトリクスとは

アイゼンハワーマトリクスはアメリカの元大統領アイゼンハワーが生み出した法則です。

ドワイト・D・アイゼンハワーは、1953年から1961年までアメリカの第34代大統領を務めた人物です。

大統領になる前はというと、アメリカ陸軍大将、また第二次世界大戦中は連合国軍最高司令官として活躍しました。また、後にNATOの初代最高司令官にも就任しています。

そんなアイゼンハワーは毎日たくさんの仕事のうちどれに集中すべきか決断をしいられ、その結果、生み出されたのが、この「アイゼンハワーマトリクス」です。

コヴィー著「7つの習慣」の時間管理のマトリックス

ちなみにスティーブン・R・コヴィー著の「7つの習慣」でも、第3の習慣「最優先事項を優先する」のなかで「時間管理のマトリックス」として登場してきます。

ここでは、いかに時間を優先順位が高いことに集中させられるのか、そしてそのためにどのように習慣化すべきかが詳しく書かれています。

本当に重要なことに時間をつぎ込めるかどうかがそれだけ大切ということですね。

アイゼンハワーマトリクスの「重要度」×「緊急度」4つの領域

アイゼンハワーマトリクスの図

緊急度と重要度でタスクの優先順位を決めると、4つの領域ができ、それぞれ仕事の戦略が異なります。

  1. 重要+緊急
  2. 重要+緊急ではない
  3. 重要ではない+緊急
  4. 重要ではない+緊急ではない

反応しがちな緊急の用事に左右されず、いかに「重要なタスク」に集中して自ら動けるかがこのマトリクスでは大切です。

第1領域:やる

この領域は、重要かつ緊急度が高いものです。

あなたの人生やキャリアにとって重要で、真っ先に取りかかるべきタスクをリストしていきます。

集中力を高めながら、できるだけ多くの仕事をこなせるようにするとよいでしょう。

「重要×緊急」の例

  • 差し迫った問題解決
  • 期限のある仕事

第2領域:予定する

この領域のタスクは重要ですが、緊急度は低いものです。

時間を有意義に使うためには、この第2領域の時間を有効活用できるかどうかがカギをにぎっています

リスクを予測して将来起こりうる問題に事前に対処しておくことで、第1領域の課題や問題が時間に余裕をもって管理できるまで減らすことができるという仕組みです。

「重要×緊急ではない」の例

  • 社内の人間関係を構築する
  • 運動で体を鍛える
  • 心をリラックスさせる

第3領域:任せる

重要度は低く、緊急性が高い領域です。

自分にとっては重要ではないため、人に任せてもよいタスクの集まりです。

「重要ではない×緊急」の例

  • 人からの緊急の頼みごと
  • 情報共有だけの会議

第4領域:やらない

重要度も緊急度も低く、むしろやってはいけないタスクの領域です。

優先順位が低いものだと認識せずにこの領域に時間をかけてしまうと、第1、2領域の重要なタスクに時間を使えなくなってしまいます

理由もなくネットサーフィンをしたり、長時間ダラダラとゲームをしたりといった悪い習慣を発見してやめましょう。

「重要ではない×緊急」の例

  • 多くのメール・電話
  • 長時間のゲーム・ネットサーフィン

重要度を判別するポイント

緊急の仕事は目に見える「期限」として現れ、肌で感じることができるので、選別には苦労しないはずです。

難しいのは、重要度です。

ポイント1:緊急=重要ではない

突然ですが、仕事で急ぎの用件だと言われ仕事を同僚から頼まれたとき、あなたはどう対応しますか?

特にその重要性を考えずにまっさきに手をつけていないでしょうか。

緊急だけど重要ではない第3領域のタスクを第1の最優先の領域のタスクと思い込んで、それに対して多くの時間をつぎ込む人は一定数います。

これは緊急=重要と思い込んでしまい、緊急な案件にすべて反応してしまっているケースです。

でもほとんどの場合は、あなたにとって重要ではなく、他のひとの優先順位が高い仕事を頼まれてやっていることです。

緊急であっても、ひと呼吸置いて、その重要性を考える時間が必要です。

ポイント2:重要度は「結果」につながるもの

重要度は結果に関係してきます。

例えば、仕事上の年間の目標に直結するものやあなたの将来の目標やミッションにつながるものです。

まったく重要ではないタスクに対して多くの時間を浪費することにならないように、この重要度をしっかり見分けましょう。

優先順位をつける方法

それでは、アイゼンハワー・マトリクスを活用したタスクの優先順位づけの手順を3ステップでみていきましょう。

優先順位をつける方法

  • ステップ1:タスクを4つの領域にマッピング
  • ステップ2:第4領域のタスクを削除
  • ステップ3:第1領域を中心に優先順位づけ

仕事であれば、毎朝就業前にこのステップをやるだけで、その日の生産性がめちゃくちゃ違ってきます

毎朝5、10分でいいので、ToDoを整理する時間をつくってみてください。

step
1
ステップ1:タスクを4つの領域にマッピング

1日単位でその日のToDoの優先順位を整理する場合は、朝活動をはじめる前に今ある仕事を4つの領域にマッピングしていきます。

その際、1つの領域につき8つまでのタスクに限定しましょう

step
2
第4領域のタスクを削除

もし「やらない」と決めている第4領域にタスクが振り分けられたら削除します。

重要でない、かつ緊急でないタスクはそもそもリストされないのが理想的です。

step
3
第1領域を中心に優先順位づけ

さいごに、「重要かつ緊急」のタスクを中心に優先順位をつけていきます。

慣れてきたらステップ1〜2は頭の中で整理して、ToDoリストを作成しましょう。

1日1日を充実させるためのコツ

優先順位をつけてはみたものの、はじめは時間の管理が難しく感じるはずです。

どうすれば1日1日の時間を有効活用でき、充実させることができるのかを「7つの習慣」を参考にみてみましょう。

毎日を充実させるコツ

  1. 「重要かつ緊急ではない」タスクに時間を使う
  2. イエスマンにならない
  3. 1日を振り返って行動を改善

「重要かつ緊急ではない」タスクの時間を作る

どうしても重要かつ緊急の第1領域に目を向けがちですが、重要かつ緊急ではない第2領域のタスクの存在は無視できません。

でも第1領域のタスクを優先するあまり、第2領域のタスクに時間を割けないという人は少なくないはずです。

なぜなら、重要だけど緊急ではないからです。

より効果的に生きるためには、第2領域に対する第1領域にかける時間を小さくしていくことが大切です。

イエスマンにならない

今度は重要ではないけど緊急の第3領域にフォーカスします。

第2領域に使える時間を増やすためには、重要ではない第3、4領域の時間を削るしかありません。

つまり、あなたにとって重要なことを明確にして、それ以外の「重要ではない」仕事を頼まれたとしても「ノー」と言って断ることが求められます。

これが重要ではないタスクを増やさないための、身近な方法ですね。

ただ、経験上、実際の会社のなかで依頼を断りつづけるのはかなりハードルが高いかと。本当に「重要ではない」ことを見極めながら、社内の仲間との関係性を壊さないように気をつけましょう。

ちなみに、この考えは「7つの習慣」だけでなく、グレッグ マキューン著の「エッセンシャル思考」の中でも紹介されている考え方です。

重要なことにフォーカスするには必須なことなのです。

1日を振り返って行動を改善

たつの
ぼくのおすすすめは、このマトリクスを試したら、うまく優先順位づけ通りに行動できたか振り返ってみることです

なぜなら経験上、突発的な緊急(重要ではない)の仕事に振り回されてしまうから

なにがうまくいって、なにがうまくいかなかったのかを見返して、改善していくことでより効果的な時間とタスクの管理に近づけていくことが可能になります。

前述した2つのポイントをおさえつつ、理想的な時間管理を実現していきましょう。

まとめ:仕事もプライベートも優先順位を意識しよう

以上、アイゼンハワーマトリクスについて解説しました。

本記事では、ビジネスでの活用をメインに触れてきましたが、このアイゼンハワーマトリクスの優先順位づけはプライベートにも活用できます。

本記事のまとめ

  • あなたの仕事・将来の目標やミッション・ビジョンに直結する重要なタスクに時間を使う
  • 特に「重要かつ緊急ではない」第2領域に時間を割り当てる
  • 緊急の有無にかかわらず、重要ではないタスクの時間を削減する

平等に与えられた1日24時間を効果的に活用できるように、あなたもぜひ、このフレームワークを活用してみてください。

参考:

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  • この記事を書いた人

たつの

外資系企業で部下なしマネージャー|仕事で使う言語は7-8割が英語|転職サイト・エージェント20社の利用経験|純ジャパ、海外留学・在住経験なし、初めての海外旅行25歳|英語力ゼロの状態から英語を話せるようになるために大手日系企業▶︎外資系大企業へ転職成功|現在外資へ転職で年収2倍|外資転職に関するご相談はお問い合わせフォームへ

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