外資系転職

転職エージェントの面談キャンセルはこうやる!【メール案コピペ可】

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こんにちは、たつのです。

転職エージェントの面談はキャンセルできる?

どうやってキャンセルするのが正解?具体的な方法も教えてほしい。

転職エージェントのコンサルタントとの面談はキャンセルは可能です。

でも、社会人として、お互いに気分を害さずに適切にキャンセルしたいですよね。

この記事では、転職エージェントのコンサルタントとの面談の正しいキャンセル方法を解説します。

本記事からわかること

  • 面談キャンセルが必要になったらすぐ連絡が必須の理由
  • 面談キャンセルの連絡方法
  • 面談キャンセルの注意点

この記事を読むと、適切なキャンセル方法を身につけることができます

たつの
状況別のキャンセルメール例文を本記事中に用意しているので、ぜひそのまま活用してください。

迅速スマートに面談をキャンセルすべき理由

何事もお断りするときって少し気が重いよね。

ここでは気が重くても、迅速かつスマートに面談をキャンセルすべき理由をみていこう!
たつの

▼適切に面談キャンセルすべき理由

  • 正しい方法でキャンセルすれば、担当者の気持ちを害さず、今後の転職サポートに影響がないから
  • 「当たり前」ができる人だと認識してもらえる

一方で、正しく面談をキャンセルしないと、今後の転職活動に悪影響が出てきてしまいます。

▼適切に面談キャンセルしない場合の代償

  • 社会人マナーがない人と思われる
  • 転職が本気ではないと思われる
  • 今後はこれまで通りの転職サポートをしてもらえない可能性がある

僕たちはビジネスマンとして、当たり前の行動ができなければ、コンサルタントからの信用を失い、希望の企業に転職するタイミングを逃すなんてこともあり得ます。

そう、社会人としての当たり前の行動ができないと、その代償はあまりにも大きいんです。

もし、あなたがコンサルタントの立場だとして、きちんとキャンセルの連絡ができない人を企業に紹介したいとは思えませんよね?

僕だったら、きっちり社会人マナーのある他の候補者の人をサポートして、その人を企業に推薦します。

ちょっとしたことで、信用を失って、しかも、希望の会社に応募できなかったらもったいないね。

だから、面談の適切なキャンセル方法を身につけておくことはとても大切だね。
たつの

面談キャンセル時の連絡方法

予定していたキャリアコンサルタントとの面談をキャンセルしなければいけないときの理由としては、以下のシチュエーションが想定されますよね。

  • 転職先が決まった
  • 登録したけど気が変わって退会したい
  • 他のエージェントにお願いすることにした
  • 転職を一旦やめることにした
  • 当日別の大切な予定が入ってしまい、面談日を変更したい
  • 急な仕事で当日急遽面談に行けなくなった

ここでは、大きく以下の4つのシチュエーションにわけて、連絡方法とメール例文をご紹介していきます!

  • 転職先が決定
  • 転職活動を中止
  • 面談日程を変更したい
  • 急なキャンセルをしたい

基本的に面談キャンセルの連絡は、メールだけで問題ないです。僕もメールで面談キャンセルしました。

ただし、当日など急な予定変更のときは、相手のことを考えて、まずはキャンセルの意向を電話で伝えましょう。

先方のメールの見落としなどで、キャンセルの意向がコンサルタントに伝わっていなかったということを防ぐことができます。

ちなみに、面談キャンセルだけでなく、転職エージェントのサービスを退会する場合は、専用のお問い合わせフォームから退会を申請するところもありますが、一度はメールや電話、対面でやり取りをしたことがあるコンサルタントには、少なくともメールで挨拶をしておくと丁寧です。

転職先が決定した場合

キャンセルしたい旨とあわせて、これまでのサポートのお礼も添えるとより丁寧です。

件名:面談キャンセルのお願いと転職活動終了のお知らせ

(転職エージェント名)〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇です。

この度、企業から内定をいただき、転職活動を終了することにいたしました。

つきましては、大変恐れ入りますが、予定している以下の面談をキャンセルさせていただけますでしょうか。

面談予定日時:○月○日 xx:xx~

〇〇様には、いつも丁寧にサポートいただき、また的確なアドバイスを頂戴し、誠にありがとうございました。

今後、転職活動をする際には、またお力添えいただけると幸いです。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

〇〇

転職活動を中止する場合

転職が決まった時と同様に、キャンセルしたい旨とあわせて、これまでのサポートのお礼も添えましょう。

件名:面談キャンセルのお願いと転職活動中止のお知らせ

(転職エージェント名)〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇です。

この度、諸事情により、転職活動を中止することにいたしました。

つきましては、大変恐れ入りますが、予定している以下の面談をキャンセルさせていただけますでしょうか。

面談予定日時:○月○日 xx:xx~

〇〇様には、いつも丁寧にサポートいただき、また的確なアドバイスを頂戴し、誠にありがとうございました。

今後、転職活動をする際には、またお力添えいただけると幸いです。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

〇〇

面談日程を変更したい場合

変更依頼の連絡とあわせて、あなたの直近の都合のよい日時を少なくとも3日分は提示しておきましょう。

相手も次回面談の日程を選びやすく、こちらから候補日を提示することで、不要なメールのやりとりを減らせます。

件名:面談日程変更のお願い

(転職エージェント名)〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇です。

次回予定している以下の面談ですが、当日都合がつかなくなってしまいました。

面談予定日時:○月○日 xx:xx~

つきましては、大変恐れ入りますが、以下の候補日で〇〇様のご都合の良い日がありましたら、変更いただけないでしょうか。もし、以下の候補日で都合がつかない場合は、その旨お知らせください。

変更希望日時:

  • ○月○日 xx:xx~
  • ○月○日 xx:xx~
  • ○月○日 xx:xx~

お忙しいところ、お手数をおかけしますが、ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

〇〇

急なキャンセルをしたい場合

当日の急なキャンセルの場合は、お詫びも込めて、決まってから可能な限り早くに電話で担当コンサルタントに伝えるべきです。

もし、電話に出なかった場合は、留守番電話にメッセージを残し、メールでも知らせましょう。

件名:面談キャンセルのお願い(本日○月○日)

(転職エージェント名)〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇です。

大変恐れ入りますが、急な差し支えができてしまい、本日○月○日に予定している面談をキャンセルさせていただきたく存じます。

大変お忙しいところ、当日のご連絡となり申し訳ございません。

面談日時:○月○日 xx:xx~

また、次回面談ですが、以下の候補日で〇〇様のご都合の良い日がありましたら、そちらでお願いできますでしょうか。もし、以下の候補日で都合がつかない場合は、その旨お知らせください。

変更希望日時:

  • ○月○日 xx:xx~
  • ○月○日 xx:xx~
  • ○月○日 xx:xx~

お忙しいところ、ご迷惑をおかけしますが、ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

〇〇

急なキャンセル時の次なるアクション

急な都合で面談をキャンセルすることになった場合、キャンセルの連絡と合わせて、次の面談日の相談ができればベターですが、急用とあって空いてる日を確認する余裕がないかもしれません。

その場合は、後日1週間以内を目処には、あなたから次回面談の複数の候補日の連絡をしましょう。

メールの冒頭に、先日のキャンセル時の対応についてお礼を入れておくと、先方の心象がよいです。

また、面談の際にも軽く「前日はすみませんでした」と申し訳なさそうに謝罪することで、今までの関係性を崩すことなく、転職サポートを継続してもらえるでしょう。

件名:次回面談日のご相談

(転職エージェント名)〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇です。

先日は急なご連絡にもかかわらず、面談のキャンセルにご了承いただき、誠にありがとうございました。

キャンセルした分の次回面談日について、ご相談です。

以下の候補日で〇〇様のご都合の良い日がありましたら、そちらでお願いできればと思いますが、ご都合いかがでしょうか。もし、以下の候補日で都合がつかない場合は、その旨お知らせください。

変更希望日時:

  • ○月○日 xx:xx~
  • ○月○日 xx:xx~
  • ○月○日 xx:xx~

お忙しいところ、ご迷惑をおかけしますが、ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

〇〇

面談キャンセルの鉄則

面談のキャンセルをコンサルタントへ連絡をするときに気をつけておいた方がいいことは、他にもあるの?

迅速かつスマートに面談をキャンセルするのがポイントだけど、具体的に気をつけたいことが3つあるよ!
たつの

面談のキャンセルは担当コンサルタントのスケジュールに影響を与えるので、迅速かつ失礼がないように連絡することが重要です。

社会人としてのコミュニケーションのマナーを守るためにも、気をつけたいキャンセル連絡の鉄則を押さえましょう!

面談キャンセルが必要になったら即連絡を

面談をキャンセルしなければいけない事情ができたときには、速やかに担当のコンサルタントに連絡しましょう。

コンサルタントもあなたのために面談の準備をしてくれます。

相手が自分のために時間を使ってくれていることを考えて、なるべく早くにコンタクトを取りましょう!

自分がコンサルタントの立場であれば、少しでも早めに連絡してもらえると嬉しいね。

無断キャンセルは厳禁

担当コンサルタントに連絡しないまま、無断で面談の欠席は絶対にしてはいけません!

冒頭にお伝えしたように、無断でのキャンセルは、社会人としての最低限のマナーに欠けると思われ、企業へ推薦してもらえなくなってしまいます。

故意的でなくても、「キャンセルしたら気まずくなりそうだし…」と考えて、連絡を先延ばしにしていると、連絡を忘れてしまうなんてことも起こり得ますので、キャンセルが必要とわかったら即連絡が鉄則です。

極力当日キャンセルは避ける

当日の面談のキャンセルは安易にしないようにしましょう。

どうしてもやむを得ない場合は、都合がつかないことがわかった時点で速やかにコンサルタントに連絡すべきです。

また、合わせて気をつけたいのが、面談の遅刻です。

通常であれば、コンサルタントのオフィスに出向いて、面談をします。

こちらも社会人として、時間厳守のマナーを守り、どうしても間に合わない場合は、コンサルタントに必ず事前に電話で連絡を入れましょう。

まとめ:面談のキャンセルは社会人のマナーをもって

以上、キャリアコンサルタントとの面談のキャンセルは可能です。

ただし、社会人として相手の身になってよく考え、「迅速かつスマート」に先方に連絡を入れるように心がけましょう。

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  • この記事を書いた人

たつの

外資系企業で部下なしマネージャー|仕事で使う言語は7-8割が英語|転職サイト・エージェント20社の利用経験|純ジャパ、海外留学・在住経験なし、初めての海外旅行25歳|英語力ゼロの状態から英語を話せるようになるために大手日系企業▶︎外資系大企業へ転職成功|現在外資へ転職で年収2倍|外資転職に関するご相談はお問い合わせフォームへ

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